في هذا المقال سنتعرف على كيفية إدارة أولويات تذاكر الدعم داخل المنصة، والتي تساعد على تحديد مدى أهمية كل تذكرة، مما يسهل على فريق الدعم معرفة الطلبات الأكثر استعجالاً والتعامل معها حسب الأولوية.
الدخول إلى صفحة الأولويات
للوصول إلى الصفحة، اتبع المسار التالي:
الدعم ← الأولويات
ستجد جميع مستويات الأولوية الموجودة داخل النظام، مع إمكانية إضافة أو تعديل أو حذف أي مستوى.
إضافة أولوية جديدة
لإنشاء مستوى أولوية جديد، اضغط على زر إضافة الموجود أعلى الصفحة.
تعبئة بيانات الأولوية
قم بإدخال البيانات التالية:
- Name (AR): اسم الأولوية باللغة العربية.
- Name (EN): اسم الأولوية باللغة الإنجليزية.
- الترتيب: يحدد ترتيب ظهور الأولوية داخل قائمة الاختيار.
- اللون: يحدد اللون الذي سيظهر بجوار الأولوية داخل النظام لتسهيل تمييزها بصرياً.
- نشط: لتفعيل أو إيقاف هذه الأولوية.
اختيار لون الأولوية
يساعد لون الأولوية على التعرف بسرعة على مستوى أهمية التذكرة داخل لوحة الدعم.
يمكن اختيار أي لون مناسب، ومن الأمثلة الشائعة:
- أخضر: للأولوية المنخفضة.
- أصفر أو برتقالي: للأولوية المتوسطة.
- أحمر: للأولوية العالية أو العاجلة.
اختيار ألوان ثابتة لجميع الأولويات يجعل قراءة التذاكر أسرع وأسهل لفريق الدعم.
تفعيل أو إيقاف الأولوية
يمكنك التحكم في ظهور الأولوية باستخدام خيار نشط.
- عند تفعيله تصبح الأولوية متاحة عند إنشاء التذاكر.
- عند إيقافه تختفي من قائمة الاختيار مع الاحتفاظ ببياناتها داخل النظام.
حفظ الأولوية
بعد الانتهاء من إدخال البيانات، اضغط على زر حفظ لإضافة مستوى الأولوية الجديد.
وسيظهر مباشرة ضمن قائمة الأولويات المتاحة للاستخدام عند إنشاء تذاكر الدعم.
إدارة الأولويات
من الصفحة الرئيسية يمكنك:
- تعديل بيانات أي أولوية.
- حذف أي أولوية غير مستخدمة.
- معرفة حالة التفعيل لكل أولوية.
- تغيير ترتيب ظهورها داخل النظام.
- التعرف على الأولويات بسهولة من خلال ألوانها المميزة.
ملاحظات مهمة
- استخدم عدداً قليلاً من الأولويات حتى لا يصعب على فريق الدعم اختيار المستوى المناسب.
- اجعل أسماء الأولويات واضحة مثل: منخفضة، متوسطة، عالية، عاجلة.
- اختر ألواناً تعبر عن مستوى الخطورة أو الاستعجال لتسهيل التعرف عليها بسرعة.
- لا تحذف أولوية مستخدمة في تذاكر حالية إلا عند الضرورة، ويمكنك تعطيلها بدلاً من حذفها.
- يساعد تنظيم الأولويات بشكل صحيح على تحسين سرعة الاستجابة وترتيب العمل داخل فريق الدعم.